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Sistemas de calidad: ¿qué son y cómo funcionan?

4 min de lectura

Dentro del giro de manufactura o empresas dedicadas a brindar servicios, los sistemas de calidad o de gestión de calidad surgen como un medio mediante el cual un profesional encargado del área puede asegurar los más altos estándares de producción y entrega de productos y servicios.

Usualmente, los gerentes de este departamento en una empresa son ingenieros industriales, por la extensa formación en asignaturas como:

  • Sistema de Manufactura
  • Resistencia, Canales de Distribución y Logística de Materiales
  • Ingeniería de Planta
  • Manufactura Esbelta
  • Investigación de operaciones en Ingeniería Industrial
  • Ingeniería de Calidad
  • Costos de la Calidad.

Pero, es un pequeño vistazo a los conocimientos que tienen estos profesionales y que son fundamentales para poder ser aplicados en las empresas y garantizar la más alta nota de calidad en cada uno de sus procesos, productos y servicios.

Ahora bien, de vuelta al tema central del post, te mostraremos qué son realmente los sistemas de calidad, para qué sirven y cómo funcionan.

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¿Qué son los sistemas de calidad?

Como su nombre lo sugiere, los sistemas de calidad son un cúmulo de herramientas y procedimientos que le brindan a cualquier organización métodos para planificar, ejecutar y gestionar las actividades fundamentales para el desarrollo de sus operaciones.

Las empresas necesitan servicios de alta calidad para darles a sus clientes experiencias favorables con el artículo que comercializan.

Los sistemas de calidad, a través de complejos y minuciosos trabajos de diseño, ejecución y administración, alinean todos los elementos involucrados hacia un mismo fin.

Ahora bien, existen conceptos inherentes a la disciplina que vale la pena conceptualizar rápidamente:

Manual de calidad

Documento elaborado por la empresa donde se detalla lo que se espera conseguir en cuanto a calidad.

Es necesario que sea claro y conciso y, además, que contenga la política interna de calidad de la organización. Muchos estándares como el ISO 9001 no contemplan su necesidad, pero sigue siendo una de las mejores prácticas.

Auditorías

Procesos documentados para indagar sobre los avances o retrocesos que las empresas experimentan en el perseguimiento de sus objetivos.

Cuando se habla de auditorías en sistemas de calidad, se refiere al estudio de las etapas internas y externas que están involucradas en el proceso de producción y comercialización de productos y servicios, para determinar qué tan lejos o cerca están de sus metas en cuestión de calidad.

Objetivos de calidad

Es quizá el punto de partida de todo el proceso de los sistemas de calidad, ya que supone una guía para alinear todos los componentes para la consecución de los fines de la empresa.

Se trata de los elementos fundamentales que hay que alcanzar sí o sí durante el proceso de implementación para generar los resultados esperados.

Otros conceptos como “compromiso” o “responsabilidad” también forman parte del léxico propio de los sistemas de calidad y están relacionados con las personas y la cultura alrededor de las políticas para garantizar la calidad.

¿Por qué son importantes en el giro empresarial?

Los párrafos anteriores ya hablaron un poco sobre la relevancia que tiene este tipo de sistema, pero, ¿son realmente necesarios en cada organización?

Una frase que se repite mucho en casi todos los giros dedicados a prestar productos y servicios es: satisfacción del cliente.

Y es que, dentro de la perspectiva del concepto, los beneficios inherentes a los sistemas de calidad son, por ejemplo, la mejora de los procesos de fabricación, la gestión correcta del desempeño dentro de las diferentes áreas de la organización, entre otros.

Asimismo, la disciplina incluye aspectos como la capacitación de los colaboradores para eficientar sus ejecuciones y lograr una mejor imagen de las mercancías.

Contar con un sistema de calidad le genera a la empresa ciertos enriquecimientos en cada proceso interno, lo que desencadena en productos y servicios a la altura de las expectativas del cliente.

Con esto contextualizado, es momento de explicar cómo es que funciona la herramienta.

¿Cómo se implementan los sistemas de calidad?

Para hacer un uso diligente de la herramienta, es necesario definir y elaborar ciertos elementos, por ejemplo:

Estrategias

Cada planificación debe ir al unísono con los objetivos generales y específicos de la empresa. Las estrategias son las guías mediante las cuales cada operador, encargado, gerente o directivo rige sus funciones para alcanzar la excelencia en los productos y servicios.

Procesos

Aquí se deben definir las fases y los métodos que son más apropiados y eficientes para proveer y manufacturar productos y servicios.

Es muy recomendable establecer patrones estandarizados internacionalmente para asegurar la efectividad en cada etapa de la empresa.

Recursos

Se refiere tanto al capital humano como a los insumos físicos necesarios para crear, revisar y distribuir las mercancías.

La etapa consiste en destinar a cada miembro de la organización funciones específicas y concretas para evitar duplicidades o trabas en el proceso.

Estructura organizacional

Como en toda empresa, debe existir una jerarquía, pero cuando se habla de sistemas de calidad está enfocada en los procesos inherentes a la producción.

Así, se determina el flujo de trabajo y la verticalidad del mismo, en conjunto con la transmisión de órdenes para acelerar los procesos al mismo tiempo que se garantiza la calidad.

Elaboración de documentos

Ya en la parte final del proceso de diseño se crea una serie de documentos donde se expresan para su presentación todos los protocolos, flujos de trabajo, cadena de mando y recursos asignados para ejecutar la producción.

Se utiliza de soporte para realizar las tareas relacionadas al proceso de calidad, y a su vez, como informe final de la implementación de dichos procesos.

Conclusión

Los sistemas de calidad sirven como garantías para las empresas y organizaciones del diseño, así como el cumplimiento y ejecución de cada tarea de acuerdo a los estándares elegidos para comercializar productos y servicios según las necesidades y requerimientos del mercado.

Un ingeniero industrial está formado, especialmente, para dedicar sus conocimientos a estas funciones. Por ello, si la información llamó tu atención, deberías considerar cursar la carrera.

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Escrito por Ana Romero

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